Control de stock en la farmacia

Controlar el stock de una farmacia no consiste únicamente en saber si queda un determinado producto o cuándo debe realizarse el siguiente pedido. Un stock bien gestionado permite conocer cuánto dinero hay invertido en mercancía, calcular correctamente el margen de la farmacia, evitar faltas, mejorar la atención al paciente y facilitar a contabilidad la información necesaria para calcular el resultado fiscal.

Por el contrario, si las existencias que aparecen en el programa no coinciden con las que realmente hay en la farmacia, las decisiones de compra y los cálculos económicos se realizan sobre datos incorrectos.

¿Qué significa tener el stock controlado?

Significa conocer, con un grado razonable de precisión:

Qué productos hay realmente en la farmacia.
Cuántas unidades existen de cada referencia.
Cuál es su coste de adquisición.
Qué productos se venden con rapidez y cuáles llevan demasiado tiempo almacenados.
Qué referencias están próximas a caducar.
Cuánto dinero está invertido en existencias.

No es suficiente con consultar la cifra que aparece en el programa. Esa información debe coincidir razonablemente con el stock físico de la farmacia.

1. El stock afecta al resultado fiscal

Para calcular el resultado de la actividad se tienen en cuenta las existencias iniciales, las compras realizadas durante el ejercicio y las existencias finales.

Existencias iniciales + compras – existencias finales = consumo de productos

Por tanto, una cifra incorrecta de existencias finales puede modificar el margen y el beneficio declarado.

Ejemplo

Existencias iniciales: 100.000 euros.
Compras del ejercicio: 600.000 euros.
Ventas: 850.000 euros.
Existencias finales reales: 130.000 euros.

El consumo de productos sería: 100.000 + 600.000 – 130.000 = 570.000 euros.

El margen bruto sería: 850.000 – 570.000 = 280.000 euros.

Si, por error, se comunican unas existencias finales de 90.000 euros, el margen se reduciría a 240.000 euros. La farmacia ha vendido y comprado lo mismo, pero un dato incorrecto de stock provoca una diferencia de 40.000 euros en el resultado.

Las existencias no deben comunicarse de forma aproximada ni ajustarse según el resultado fiscal que se quiera obtener. Deben reflejar la realidad de la farmacia.

2. Permite conocer el margen real

No siempre comprar más significa haber vendido más. Parte de las compras realizadas durante el año puede continuar almacenada al cierre del ejercicio. Por ello, para analizar correctamente el margen no basta con comparar ventas y compras: también hay que tener en cuenta la evolución de las existencias.

Por ejemplo, si una farmacia compra 20.000 euros más que el año anterior y esos productos siguen en el almacén, continúan formando parte del stock y representan dinero invertido que todavía no se ha recuperado mediante la venta.

3. Mejora el servicio al paciente

Un stock controlado permite disponer de los productos necesarios sin acumular cantidades excesivas. Cuando el programa indica que hay unidades disponibles, pero físicamente no existen, la farmacia puede descubrir la falta únicamente cuando lo solicita un paciente.

Pérdida de ventas.
Encargos y pedidos urgentes.
Más trabajo para el equipo.
Esperas para el paciente.
Pérdida de confianza o desplazamiento a otra farmacia.

Una gestión adecuada consiste en revisar las diferencias del programa y establecer cantidades mínimas para los productos de mayor rotación.

4. Ayuda a proteger la liquidez

El stock es dinero invertido en productos. Una farmacia puede tener un buen volumen de ventas y, al mismo tiempo, sufrir tensiones de tesorería si mantiene demasiada mercancía almacenada.

Ejemplo

Un producto tiene un coste de 18 euros, se venden tres unidades al mes y la farmacia dispone de 24 unidades. Esto equivale a ocho meses de ventas y a 432 euros inmovilizados. Si esta situación se repite en muchas referencias, pueden quedar miles de euros parados en el almacén.

Caducidad o deterioro.
Cambios de presentación.
Necesidad de aplicar descuentos.
Falta de liquidez para afrontar otros pagos.

Comprar más unidades para obtener un descuento no siempre supone ahorrar. Antes de aceptar una oferta por volumen conviene analizar la rotación, la caducidad y el tiempo estimado de venta.

Stock controlado no significa almacén vacío

El objetivo no es reducir el stock indiscriminadamente. Un stock demasiado bajo también puede generar faltas, pedidos urgentes, pérdida de ventas y peor atención al paciente. La gestión adecuada consiste en encontrar un equilibrio: disponer de los productos necesarios y evitar acumulaciones que no se corresponden con las ventas reales.

Gestión adecuada frente a gestión deficiente

Gestión adecuada	Gestión deficiente	Consecuencia
El stock del programa se revisa periódicamente.	Se confía únicamente en el programa.	Diferencias y pedidos incorrectos.
Se establecen mínimos para productos de alta rotación.	Se repone cuando el producto ya se ha agotado.	Faltas y pérdida de ventas.
Se revisan los productos de baja rotación.	Se sigue comprando por costumbre.	Dinero inmovilizado.
Se controlan las próximas caducidades.	Se detectan cuando ya no pueden venderse.	Pérdida económica.
Se analiza cada compra por volumen.	Se compra solo por obtener un descuento.	Sobrestock.
Se comunica a contabilidad una cifra revisada.	Se entrega una cantidad aproximada.	Resultado fiscal incorrecto.

¿Qué debe enviar el titular a contabilidad?

Para realizar el cierre contable y fiscal, el titular deberá remitir el documento o listado de existencias finales a fecha 31 de diciembre.

Antes de obtener el documento definitivo, conviene comprobar:

Que se han registrado las últimas compras y ventas.
Que se han anotado las devoluciones.
Que se han dado de baja los productos caducados, deteriorados o rotos.
Que se han revisado las existencias negativas.
Que el programa coincide razonablemente con el stock físico.
Que se han revisado todas las zonas de la farmacia.
Que las existencias están valoradas a precio de adquisición o coste, no a precio de venta al público.

No es necesario remitir estas comprobaciones a contabilidad. Su finalidad es ayudar al titular a asegurarse de que el documento de existencias finales contiene una cifra correcta.

Para facilitar esta revisión, puede descargar el Protocolo de cierre anual: comprobación de existencias finales, un checklist práctico que le ayudará a verificar la información antes de enviarla a contabilidad.

DESCARGAR PROTOCOLO DE CIERRE ANUAL

Conclusión

El control de stock permite al titular:

Calcular correctamente el resultado fiscal.
Conocer el margen real.
Mejorar el servicio al paciente.
Evitar faltas y exceso de producto.
Proteger la liquidez de la farmacia.
Tomar mejores decisiones de compra.

Cuanto más fiable sea la información sobre las existencias, más útil será la contabilidad para conocer la verdadera situación económica de la farmacia.