Control de stock en Farmacia: Método ABC(D)

El correcto control de stock en farmacia pasa esencialmente por la conciliación del stock y el mejor servicio hacia los pacientes, atendiendo sus necesidades con la mínima inversión.
El método ABCD clasifica los productos de farmacia, en función de la periodicidad de su comercialización, y está condicionada también por el tiempo de entrega por parte de los proveedores.

El control del stock en Farmacia

Un stock ideal es aquel que permite cubrir las necesidades de la clientela con la mínima inversión. Para conseguirlo, la revista científica ‘Farmacia Profesional’ da unas pautas muy útiles:

• Comprar en gran cantidad sólo aquellos productos que se tenga la seguridad de que se venderán.
• Comprar la cantidad en función del tiempo en que se estime que se vaya a vender. Esto conseguirá autofinanciarlo (venderlo antes de pagarlo) y, además, disminuirá los costes de posesión inherentes al pedido.
• Comprar con prudencia.
• Negociar y agrupar. Hay que negociar las condiciones de compra con el vendedor, especialmente en compras directas. Además, hay que agrupar las compras, para intentar disminuir el stock medio y optimizar los costes, especialmente en boticas medias o pequeñas.

Regla 80/20

El método ABCD está apoyado en el principio de Pareto que dice que un 20% posee el 80% de algo, y que el 80% de la población posee el 20% de ese algo.

Este método agrupa el surtido de la Farmacia atendiendo al volumen de ventas. A partir de ahí, los productos se clasifican de la siguiente manera:

• Productos A: al tener alta rotación, el stock mínimo debería ser igual al doble de días que tarda el proveedor en entregar el pedido. En cuanto al máximo, habría que valorar los descuentos por “rappel”.
• Productos B: rotación media. Como mínimo, lo que tarda la distribuidora en hacer la entrega más una unidad, y el máximo debería ser el doble del mínimo.
• Productos C: rotación baja. No se debe tener más de una unidad.
• Productos D: rotación nula. Lo ideal es no tener ninguno y pedirlo bajo demanda del cliente.

En una farmacia, también se encuentran tanto los medicamentos como los productos de farmacia y sus “tiempos” no son los mismos. Hay que asumir la gran cantidad de referencias que hay en el mercado y sus diferentes particularidades.

Cada farmacia trabaja en contextos diferentes.
Al tener niveles de rotación diferentes, evidentemente la farmacia no debe tener el mismo número de existencias de cada categoría.

Un ejemplo:
La Farmacia 1 está cerca de un centro de salud en el que un médico prescribe mucho antibiótico; en esa botica, ese producto será categoría A.
En cambio, en la Farmacia 2 el antibiótico se vende bastante menos, ya que no está cerca de ningún centro de salud. Por lo tanto, en Farmacia 2 el antibiótico será un producto de categoría B.

¿Por qué el control del stock en Farmacia ABC(D) es importante en un proceso de compraventa?

Esta catalogación también es importante en la compraventa de farmacias porque, como ya hemos dicho en otras ocasiones, el precio del acuerdo será mayor o menor en función del stock y de la cantidad de productos de cada categoría.Como lo habitual es no incluir en el acuerdo productos con una caducidad inferior a seis meses, es evidente que aquellos con una rotación baja no serán aceptados por el comprador.

Si usted, a la hora de vender su farmacia tiene, por ejemplo, cinco unidades de un medicamento catalogado como D, debe entender que el comprador no aceptará incluirlo en el acuerdo porque lo normal es que no consiga venderlos antes de que estos caduquen.

La trampa a la hora de clasificar los productos

En nuestros años de actividad nos hemos encontrado con casos en los que, a la hora de cerrar un trato de compraventa, el vendedor había manipulado la categorización de los productos. Esto consiste en calificar productos D o C como A o B, para así poder incluirlos en el acuerdo sobre el stock. Este fraude, por desgracia, ha ocurrido más de una vez, aunque tiene solución.

Software de control de stock en Farmacia ABC(D)

Los softwares de control de stock en farmacia son efectivas herramientas que permiten conseguir un stock adaptado a las ventas, el control absoluto del almacén e inventario, y un sistema automatizado de revisión de los artículos. Una centralización de toda la logística que supone ahorrar tiempo y minimizar los problemas.

Además, al estar totalmente informatizadas y registradas las entradas y salidas de productos, los historiales, las estadísticas y las recetas, se dificulta mucho más una posible modificación maliciosa de los datos, lo que evitaría esa manipulación de la categorización de productos en la compraventa señalada antes.

Mejora de la eficiencia en el control de stock en Farmacia

Un estudio publicado por la OFIL (Organización de Farmacéuticos Ibero-latinoamericanos) titulado “Aplicación del método ABC en el control de stock de «farmacia comunitaria” arrojaba las siguientes conclusiones:
“Los resultados demuestran la validez de la implantación del análisis ABC en una farmacia: facilita la disminución del stock sobrante, la proporcionalidad entre la inversión en stock y las ventas de un producto y la gestión de obsoletos”. Cconcluía afirmando que “el análisis ABC es una herramienta que mejora la eficiencia del control de stock en Farmacia sin perjudicar ampliamente a la calidad del servicio al introducir indicadores que controlen la misma”.

Si necesita más información, asesoramiento o ayuda sobre el control de stock en Farmacia, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

¿Cómo conseguir una correcta gestión de stock en la farmacia gracias a un almacén saludable?

No es fácil tener un control de stock adecuado y determinar, tanto en valor como en surtido, cuál es el almacén óptimo y tener un conocimiento pleno sobre la gestión de stock en la farmacia, pero se pueden tomar varias referencias para ello:

• Si se toma como referencia un porcentaje de las ventas, este intervalo está comprendido entre el 8 y el 12% de las ventas.

• Si se desea valorar cómo de adecuado es el surtido del almacén para satisfacer la demanda del paciente, se debe estudiar el índice de respuesta que se da diariamente, cuántos encargos se realizan, cuántas veces se pide un mismo código, si el/los laboratorios de parafarmacia que nos solicitan son los que se tienen negociadas condiciones directamente o si se compran al almacén distribuidor. En este caso serían muchos los parámetros a conjugar.

Se debe tener siempre presente que un almacén sobredimensionado, con un surtido que no dé respuesta a las necesidades de los pacientes, mal negociado con los laboratorios o con una compra excesiva al distribuidor, genera una disminución de la capacidad financiera de la farmacia, la obtención de un margen/beneficio menor y un capital inmovilizado sin rotación, llegando a ser una farmacia menos competitiva. No tener control de stock en farmacia, llevará a un endeudamiento o pérdida de ganancia innecesaria.

¿Por qué se sobredimensiona el almacén de la farmacia?

Hay una serie de errores o “peligros” en los que se cae habitualmente:

• Mala gestión de encargos.

  • Un paciente no recoge el encargo realizado y no se devuelve en el periodo permitido al almacén/distribuidor.
  • Por si no lo envía un distribuidor, se pide a más de uno y no se realiza la devolución.

• Mala gestión de caducidades.

  Se dispensan artículos con caducidades mejores antes que aquellos que tienen una fecha próxima, los cuales se quedan en la farmacia; debiéndose tramitar devoluciones por caducidad a los laboratorios o almacenes con el demérito que apliquen.

• Compra errónea de promociones a laboratorios.

  Los condicionantes de algunos laboratorios (parafarmacia) obligan a la compra de productos de baja o nula rotación en la farmacia para la obtención de descuentos, llevando a conseguir un almacén inmóvil sin respuestas.

• Presencia excesiva de laboratorios.
  

  Tanto en genéricos, como en consejo o parafarmacia. No es fácil cambiar a un paciente el laboratorio de su medicación por distintos motivos, siempre válidos y respetables, pero el conocimiento de las presentaciones por parte del equipo se utilizará para, al menos, intentar el cambio de laboratorio en aquellas moléculas, presentaciones más sencillas o de uso agudo. Por otro lado, no es necesario tener la “valeriana” de todos los laboratorios que visiten la farmacia o anuncien en televisión. Recomendamos seleccionar dos que den respuesta a los distintos tratamientos de las enfermedades menores, que tengan un vademécum bastante completo y con los que se hayan negociado directamente las condiciones comerciales.

Caso práctico: valoración de un caso real referente a al control de stock en farmacia

Características del stock de la farmacia

FACTURACIÓN: casi 500.000€/año

• Relación venta parafarmacia/venta medicamento 28%. Relación baja, es necesario trabajar mucho más el consejo de salud.
• Hay 39 códigos con unidades negativas en stock, este valor es un indicativo de que el inventario no está correcto.
• 15 códigos con un total de 23 unidades no han tenido rotación (venta en el último año).
• En el inventario está contemplado un código con stock llamado consejo (puede ser toma de tensión, peso…) que no debe ser variable ni tener valor. Las bolsas también están en el stock y, a pesar de que actualmente deben cobrarse, se recomienda no incluirlas en el valor del almacén
• Los códigos vivos en el último año (bien con stock bien con venta) son 4.957 de los cuales 2.359 son de parafarmacia un 47,59% del total. La farmacia tiene sobredimensionado o mal seleccionado el surtido. Si las ventas en parafarmacia corresponden al 28% de la facturación, no debe tener el almacén un 50% de códigos correspondientes a este grupo.
• Con tan sólo el 20% de los códigos se realiza casi el 60% de la facturación. ¿Sobra el 80% de los códigos de la farmacia? No, se precisa gestionar el almacén existente.
• En este 80% se encuentran 1.370 códigos que no tienen actualmente stock, sobre ellos la gestión que se realiza es correcta, seguramente son encargos. Tienen unas ventas al año de un máximo de 5 unidades, se compran al distribuidor cuando el paciente lo encarga o para tener 1 siempre que las ventas sean no temporales de aproximadamente 1 al mes.
• Este 80% de códigos corresponde casualmente a los que se venden menos de 1 unidad al mes, exactamente menos de 11 unidades al año.
• Se comprueba que el número de códigos en el almacén mal gestionados, finalmente, es muy parecido entre los correspondientes a parafarmacia y medicamentos (1394, 1363 respectivamente); siendo aproximadamente el 56% del total del almacén.

Acciones inmediatas a realizar

• Comprobación de stock en 20 códigos. Esto dará una idea de la exactitud del mismo. Si se sospecha o comprueba que el stock real difiere mucho del que indica el programa informático, se recomienda realizar un inventario a farmacia cerrada y con el equipo, aunque la coordinación del mismo la realice un externo a la farmacia. De esta forma, todos serán conscientes del trabajo del mismo y cuidarán su mantenimiento.
• Fijación de máximos y mínimos, tan importantes para gestionar las compras y no dar faltas de aquellos códigos de alta rotación como de los que una vez que se venden, no se deben pedir hasta un futuro encargo (en nuestro caso aquellos 2757 códigos que no rotan ni uno al mes). Los códigos de los productos que se compran directamente al laboratorio, deberán pasar a formar parte de carpetas de forma que no salten a pedir en el pedido diario al almacén.
• Estudiar la posibilidad de sustitución de productos para el mismo uso terapéutico y que se tiene sin movimiento en la farmacia.
• Negociación con los laboratorios de una posible devolución de los productos sin rotación o próximos a caducar.
• Creación de promociones, en los casos que los laboratorios no realicen canjes o abonos y en los que los hagan pero con un demérito excesivo. Se crearán promociones para los clientes de forma que incentiven la compra de los productos de nula rotación
• Comunicación al equipo del estudio realizado, de los resultados y de las medidas correctivas tomadas. El equipo debe ser conocedor de cualquier acción realizada y a realizar de forma que su compromiso se vea reforzado con un objetivo claro.

¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de la compraventa de una farmacia respecto al stock?

Para responder a esto, vamos a plantearnos las siguientes preguntas:

¿Está la botica sobrecargada de existencias?

En ocasiones las farmacias, debido a las ofertas de descuentos de proveedores, adquieren existencias por encima de la necesidad real del negocio.

Por eso, acaban almacenando un stock excesivo que no sólo ralentiza la liquidez -tan necesaria para la buena gestión del negocio- sino que genera caducidades y exceso de producto que luego es difícil de vender.

Si esto, fuera el caso de la farmacia que quiere comprar, haga una oferta limitando el stock que comprará en el momento de la transmisión; esto es posible, pues el periodo de espera entre la aceptación de la oferta y/o contrato de arras y el perfeccionamiento de la compraventa suele durar unos meses.

Así, el vendedor irá mientras rebajando el volumen de existencias.

¿Se puede rebajar el stock de la farmacia, sin menoscabo del buen servicio al cliente?

Si se decide no reponer existencias, el volumen de stock irá bajando, pero se corre el riesgo de que las ventas de ese periodo agoten aquellos productos que tienen una mayor rotación.

Al no reponer las más demandadas, a la hora de la transmisión de la farmacia sólo quedarán en stock lo que nadie compra.

¿Y cómo solucionamos esto?

Esto se solventa realizando pactos: en el recuento final de existencias se excluirán caducidades o productos de difícil salida al mercado; lo normal es establecer plazos de caducidad de 6 meses.

Por tanto, en la oferta por la compra de la farmacia y respecto al tema de las existencias, el comprador deberá establecer determinados requisitos previos para evitar sorpresas en el momento del recuento, que suele ser el día anterior a la operación de compraventa.

¿Qué evitamos siendo previsores?

• No adquirir existencias por encima de la necesidad del negocio de farmacia que vamos a adquirir.
• Adquirir productos innecesarios y que no tienen realmente salida entre la clientela de ese barrio concreto.
• No llevarnos sorpresas financieras, pues habiendo hecho previamente unos cálculos de inversión por la compra nos habrán aumentado límites de esta inversión por imprevistos de última hora.

¿Cómo se contabilizan esas existencias?

Importa establecer previamente cuál será el momento del pago y el valor establecido para adquirir las existencias, que siempre se adquieren a precio de costo.

¿Pero cuál es ese precio de costo?

La fórmula elegida puede variar, pero el estándar que se utiliza es la aplicación del descuento del 30% a los precios de mercado. Es decir, se admite utilizar un precio de costo equivalente al 70% del PVP (precio de venta al público).

Y llegamos al momento de la compra de la farmacia: ¿cómo se realiza el recuento de existencias?

El día anterior a la firma de la escritura definitiva de compraventa, se deberá hacer recuento de existencias para conocer cuáles son exactamente las que se van a transmitir al comprador, y en el caso de que se hubiera pactado un límite de compra de existencias, para llegar a la cifra acordada en la oferta y aceptada por el vendedor.

Este recuento se suele hacer a través de un servicio que ofrecen algunas distribuidoras.

Se transmiten las existencias al nuevo adquirente sin ganancia o margen comercial, pero como cada producto tiene un margen comercial diferente establecemos uno fijo para todos ellos, en este caso el PVP al 70 %.

¿Qué productos entran en el acuerdo sobre el stock de la farmacia?

Es importante decidir qué productos entran en el precio establecido y cuáles no. Y esto se habrá estipulado previamente en la oferta o en el contrato de arras.

Lo habitual es que sí se incluyan en el precio establecido:

• Medicamentos a los que le falten más de seis meses para alcanzar la fecha de caducidad.
• Fármacos de los cuales no haya transcurrido aún la mitad del plazo de caducidad total.

Por el contrario, no se suelen incluir en el precio por el stock de la farmacia:

• Los productos descatalogados por todas las distribuidoras.
• Los de fabricación propia de o para la farmacia (cosméticos, geles, champús, etc.).

No obstante, lo anterior, cabe incidir en que no hay nada establecido en cuanto a qué debe entrar en el acuerdo y que no, todo queda en el entendimiento entre partes, ni si quiera en la Ley del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales. si bien lo más común es el tipo de trato que hemos expuesto aquí.

En la separación de los productos excedentes, se atenderá en primer lugar a la cosmética, higiene y productos dermatológicos, posteriormente a los EFP (productos de venta libre) y en último término a los medicamentos financiados por el sistema público de salud.

Considere el stock como una parte vital del trato de compraventa, negocie con la otra parte y ayúdese de expertos en el sector.

Conclusiones

En resumen, con este caso real para un correcto control de stock en farmacia, queremos recalcar la importancia de mantener un almacén “sano” con una rotación correcta, de forma que, según las condiciones financieras de los distintos proveedores/laboratorios, se tenga al menos vendido el 80/90 del pedido antes de su pago. De esta forma la farmacia será competitiva, pudiendo fijar unos márgenes adecuados que le proporcione un retorno correcto en el menor periodo de tiempo.

Los códigos mal gestionados, además de dinero inmovilizado, generan gastos de almacenamiento y deméritos que se deben tener en cuenta.

No obstante, a partir de aquí, sería necesario un análisis más profundo de laboratorios, códigos con venta estacional, campañas recibidas recientemente, promociones adquiridas por un motivo estratégico para la venta en un periodo superior al recomendado desde el momento de la recepción (2/3 meses), etc.

En esa segunda parte, se establecerán máximos y mínimos que se deben tener en el almacén, lo que facilitará las unidades a comprar en cada momento. También se establecerán proveedores principales para cada código en base a las negociaciones con cada laboratorio, y sólo “comprar al almacén” las reposiciones cuando el paciente no puede esperar o no interesa decirle que no y recomendando siempre mantener el precio del laboratorio

Para conseguir un óptimo control de stock en farmacia es necesario un inventario correcto que incluya caducidades de cada artículo, es garantía de facilidad de gestión. A partir de datos veraces que faciliten las compras, selección de laboratorios o surtido según la demanda, la gestión de almacén será más sencilla.

En Gómez Córdoba, somos especialistas en la compraventa de farmacias, por lo que, si usted tiene pensado comprar o vender su farmacia, no dude en contactar con nosotros.

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Alberto Osorno González
Consultor de Marketing Digital