Correcta gestión de stock en la farmacia: la importancia de un almacén saludable

La adecuada gestión de stock en la farmacia es fundamental para ofrecer el mejor servicio a los pacientes, atendiendo sus necesidades, con la correcta inversión. Para ello es esencial disponer de un almacén “sano” con una rotación y márgenes adecuados, ya que solo así la farmacia logrará ser rentable.

¿Cómo conseguir una correcta gestión de stock en la farmacia gracias a un almacén saludable?

No es fácil tener un control de stock adecuado y determinar, tanto en valor como en surtido, cuál es el almacén óptimo y tener un conocimiento pleno sobre la gestión de stock en la farmacia, pero se pueden tomar varias referencias para ello:

• Si se toma como referencia un porcentaje de las ventas, este intervalo está comprendido entre el 8 y el 12% de las ventas.

• Si se desea valorar cómo de adecuado es el surtido del almacén para satisfacer la demanda del paciente, se debe estudiar el índice de respuesta que se da diariamente, cuántos encargos se realizan, cuántas veces se pide un mismo código, si el/los laboratorios de parafarmacia que nos solicitan son los que se tienen negociadas condiciones directamente o si se compran al almacén distribuidor. En este caso serían muchos los parámetros a conjugar.

Se debe tener siempre presente que un almacén sobredimensionado, con un surtido que no dé respuesta a las necesidades de los pacientes, mal negociado con los laboratorios o con una compra excesiva al distribuidor, genera una disminución de la capacidad financiera de la farmacia, la obtención de un margen/beneficio menor y un capital inmovilizado sin rotación, llegando a ser una farmacia menos competitiva. La mala gestión de stock en la farmacia, llevará a un endeudamiento o pérdida de ganancia innecesaria.

¿Por qué se sobredimensiona el almacén de la farmacia?

Hay una serie de errores o “peligros” en los que se cae habitualmente:

• Mala gestión de encargos.

  • Un paciente no recoge el encargo realizado y no se devuelve en el periodo permitido al almacén/distribuidor.
  • Por si no lo envía un distribuidor, se pide a más de uno y no se realiza la devolución.

• Mala gestión de caducidades.

  Se dispensan artículos con caducidades mejores antes que aquellos que tienen una fecha próxima, los cuales se quedan en la farmacia; debiéndose tramitar devoluciones por caducidad a los laboratorios o almacenes con el demérito que apliquen.

• Compra errónea de promociones a laboratorios.

  Los condicionantes de algunos laboratorios (parafarmacia) obligan a la compra de productos de baja o nula rotación en la farmacia para la obtención de descuentos, llevando a conseguir un almacén inmóvil sin respuestas.

• Presencia excesiva de laboratorios.
  

  Tanto en genéricos, como en consejo o parafarmacia. No es fácil cambiar a un paciente el laboratorio de su medicación por distintos motivos, siempre válidos y respetables, pero el conocimiento de las presentaciones por parte del equipo se utilizará para, al menos, intentar el cambio de laboratorio en aquellas moléculas, presentaciones más sencillas o de uso agudo. Por otro lado, no es necesario tener la “valeriana” de todos los laboratorios que visiten la farmacia o anuncien en televisión. Recomendamos seleccionar dos que den respuesta a los distintos tratamientos de las enfermedades menores, que tengan un vademécum bastante completo y con los que se hayan negociado directamente las condiciones comerciales.

Caso práctico: valoración de un caso real referente a la gestión de stock en la farmacia

Características del stock de la farmacia

FACTURACIÓN: casi 500.000€/año

• Relación venta parafarmacia/venta medicamento 28%. Relación baja, es necesario trabajar mucho más el consejo de salud.
• Hay 39 códigos con unidades negativas en stock, este valor es un indicativo de que el inventario no está correcto.
• 15 códigos con un total de 23 unidades no han tenido rotación (venta en el último año).
• En el inventario está contemplado un código con stock llamado consejo (puede ser toma de tensión, peso…) que no debe ser variable ni tener valor. Las bolsas también están en el stock y, a pesar de que actualmente deben cobrarse, se recomienda no incluirlas en el valor del almacén
• Los códigos vivos en el último año (bien con stock bien con venta) son 4.957 de los cuales 2.359 son de parafarmacia un 47,59% del total. La farmacia tiene sobredimensionado o mal seleccionado el surtido. Si las ventas en parafarmacia corresponden al 28% de la facturación, no debe tener el almacén un 50% de códigos correspondientes a este grupo.
• Con tan sólo el 20% de los códigos se realiza casi el 60% de la facturación. ¿Sobra el 80% de los códigos de la farmacia? No, se precisa gestionar el almacén existente.
• En este 80% se encuentran 1.370 códigos que no tienen actualmente stock, sobre ellos la gestión que se realiza es correcta, seguramente son encargos. Tienen unas ventas al año de un máximo de 5 unidades, se compran al distribuidor cuando el paciente lo encarga o para tener 1 siempre que las ventas sean no temporales de aproximadamente 1 al mes.
• Este 80% de códigos corresponde casualmente a los que se venden menos de 1 unidad al mes, exactamente menos de 11 unidades al año.
• Se comprueba que el número de códigos en el almacén mal gestionados, finalmente, es muy parecido entre los correspondientes a parafarmacia y medicamentos (1394, 1363 respectivamente); siendo aproximadamente el 56% del total del almacén.

Acciones inmediatas a realizar

• Comprobación de stock en 20 códigos. Esto dará una idea de la exactitud del mismo. Si se sospecha o comprueba que el stock real difiere mucho del que indica el programa informático, se recomienda realizar un inventario a farmacia cerrada y con el equipo, aunque la coordinación del mismo la realice un externo a la farmacia. De esta forma, todos serán conscientes del trabajo del mismo y cuidarán su mantenimiento.
• Fijación de máximos y mínimos, tan importantes para gestionar las compras y no dar faltas de aquellos códigos de alta rotación como de los que una vez que se venden, no se deben pedir hasta un futuro encargo (en nuestro caso aquellos 2757 códigos que no rotan ni uno al mes). Los códigos de los productos que se compran directamente al laboratorio, deberán pasar a formar parte de carpetas de forma que no salten a pedir en el pedido diario al almacén.
• Estudiar la posibilidad de sustitución de productos para el mismo uso terapéutico y que se tiene sin movimiento en la farmacia.
• Negociación con los laboratorios de una posible devolución de los productos sin rotación o próximos a caducar.
• Creación de promociones, en los casos que los laboratorios no realicen canjes o abonos y en los que los hagan pero con un demérito excesivo. Se crearán promociones para los clientes de forma que incentiven la compra de los productos de nula rotación
• Comunicación al equipo del estudio realizado, de los resultados y de las medidas correctivas tomadas. El equipo debe ser conocedor de cualquier acción realizada y a realizar de forma que su compromiso se vea reforzado con un objetivo claro.

Conclusiones

En resumen, con este caso real para una correcta gestión de stock en la farmacia, queremos recalcar la importancia de mantener un almacén “sano” con una rotación correcta, de forma que, según las condiciones financieras de los distintos proveedores/laboratorios, se tenga al menos vendido el 80/90 del pedido antes de su pago. De esta forma la farmacia será competitiva, pudiendo fijar unos márgenes adecuados que le proporcione un retorno correcto en el menor periodo de tiempo.

Los códigos mal gestionados, además de dinero inmovilizado, generan gastos de almacenamiento y deméritos que se deben tener en cuenta.

No obstante, a partir de aquí, sería necesario un análisis más profundo de laboratorios, códigos con venta estacional, campañas recibidas recientemente, promociones adquiridas por un motivo estratégico para la venta en un periodo superior al recomendado desde el momento de la recepción (2/3 meses), etc.

En esa segunda parte, se establecerán máximos y mínimos que se deben tener en el almacén, lo que facilitará las unidades a comprar en cada momento. También se establecerán proveedores principales para cada código en base a las negociaciones con cada laboratorio, y sólo “comprar al almacén” las reposiciones cuando el paciente no puede esperar o no interesa decirle que no y recomendando siempre mantener el precio del laboratorio

Para conseguir una óptima gestión de stock en la farmacia es necesario un inventario correcto que incluya caducidades de cada artículo, es garantía de facilidad de gestión. A partir de datos veraces que faciliten las compras, selección de laboratorios o surtido según la demanda, la gestión de almacén será más sencilla.

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