Y si optimizo mis compras, ¿qué me das? Mayor rentabilidad, menor gestión y algo más de formación

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Los objetivos básicos de cualquier gestión de compras en la farmacia deben ser: saber para qué compramos y saber con qué elementos podemos negociar con nuestros proveedores.

Estarán de acuerdo conmigo en que compramos para vender, ¿verdad? Pues realmente debería ser al revés. Debemos planificar las ventas y en base a ello comprar lo que necesitemos para atender nuestras necesidades de producto. Asumamos que la mayoría de las farmacias sólo se preocupan de negociar las unidades a comprar, la condición comercial y posiblemente la condición de pago. Pero, nos hemos preguntado alguna vez:
¿Qué más podemos negociar?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Qué estrategias seguir?

Las estrategias a seguir en la gestión de compras en la farmacia

Asumamos que la definición de negociar es el proceso mediante el cual dos o más partes, con intereses comunes pero contrapuestos, ceden en sus pretensiones para alcanzar un acuerdo beneficioso para todos. Es decir, un acuerdo donde todos deben ganar.

Estoy seguro que todos tenemos claro que cuando un proveedor viene a visitarnos, es que quiere vendernos sus productos. Pero, además de ganar dinero, ¿quiere ganar algo más? Me refiero a posicionamiento, cuotas, margen, exposición, surtido, etc.

¿Y nosotros?¿Qué queremos obtener nosotros?

¿He preparado la visita correctamente? ¿He definido mis objetivos, estrategias y herramientas para cada negociación? Si no lo hemos hecho, entonces, ¿es que improvisamos? ¡No deberíamos! Los proveedores están perfectamente acostumbrados y preparados para negociar con nosotros. Y en tanto que nosotros no estemos a la misma altura, ellos “ganarán” más que nosotros en cada negociación. Recordemos que en la negociación todos deben ganar de forma justa y equitativa.

¿Sabemos hasta qué punto negociar, cómo ceder y en qué medida?

Antes de nada debemos definir el tipo de proveedor con el que vamos a negociar, las características del surtido (de esto hablaremos al final con más detalle), etc. ¿Sabemos qué podemos negociar en cuanto a formación, marketing, condiciones, exposición, surtido, calidad /euro, rotación, y todos los demás elementos negociables? ¿Sabemos qué compromisos debemos asumir en base a estas negociaciones? ¿Tenemos claro en cada pedido los elementos que definen si un pedido debe hacerse como pedido directo, transfer o por servicio logístico en función de sus respectivos condicionantes?

Cuando tengamos claro todos los elementos con los que podamos negociar, hay que darles valor a cada uno en función de la importancia que tengan para nosotros. Y en base a ello, ir negociando poco a poco y siempre en la misma medida que el proveedor vaya también dándonos algo a cambio.

Es fundamental en cualquier negociación tener claro cuál es nuestra prioridad

No vale con pedir todo “porque yo lo valgo”. Sino pedir acorde a nuestra realidad y potencial. La seriedad en el cumplimiento de nuestras obligaciones, definirá a medio plazo el tipo de relación que tendremos o no con el proveedor.

Selección del surtido

Detengámonos un momento en algo crucial: la selección del surtido y sus características. Éste es uno de los elementos que con más peso ayudarán a definir nuestras estrategias. ¿Podemos y debemos seguir teniendo de todo, como en botica? Claramente no. Lamento dar a más de uno este disgusto. No es necesario desde el punto de vista sanitario, ni tampoco es rentable desde el punto de vista económico. El surtido se debe escoger en base a criterios de utilidad y atención a las necesidades de nuestros clientes. Debemos establecer prioridades en cada familia y subfamilia de la farmacia y definir qué productos cumplen los requisitos que nosotros decidimos para atender a dichas necesidades. Bien entendido, el resto, sobra.

¿Con cuántos proveedores trabajamos?

¿Cuántas referencias distintas tenemos en stock para cada necesidad? Hay alternativas que nos permiten “unificar” de tal suerte que podamos ser igual o más eficaces (entendido como nivel de servicio al paciente). ¿Cuántos proveedores nos visitan al día? Aceptemos que no tenemos tiempo para ver a todos. Que tenemos menos tiempo disponible (más obligaciones administrativas, por ejemplo) y el tiempo, por tanto, es oro.

¿Cuál debe ser el objetivo de la farmacia en la selección estratégica del surtido?

¿Qué características debe tener ese surtido? Pues claramente debe ser coherente con el posicionamiento de la farmacia, debe ser rentable, que aporte imagen y notoriedad y por último, que siga criterios cuantitativos de rotación y calidad euro. Y todo esto a su vez, pasa por definir cuáles serán nuestros productos estratégicos, cuales los recomendados y cuales los promocionales de cada categoría. Así como definir laboratorios estratégicos y cuales los tácticos.

Si conseguimos todo esto, podremos conseguir que con menos stock, tengamos como mínimo el mismo nivel de servicio a los pacientes si no mejor, mayor rentabilidad de ese stock y podremos reducir el número de proveedores necesarios con los que negociar. Facilitando así el llegar acuerdos anuales y la labor administrativa de la farmacia para hacer lo que realmente debe hacer todo buen titular y/o gestor de la farmacia: dedicar su tiempo de trabajo a su equipo y a lo que es mejor para todos (paciente y farmacia). Llevar adelante su plan de ventas, pues es el que sustenta todas las demás acciones de la farmacia.

Si necesita ayuda con la estrategia a seguir en relación a la gestión correcta de compras y la gestión de stock de su farmacia, contacte con nosotros y nuestro departamento de consultoría estratégica podrá guiarle y asesorarle.

Marian Pastor
Consultoría estratégica de negocio

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