El ABC(D) de la farmacia

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CONCHA ROMERO

Concha Romero,
Departamento Comercial

 

La óptima gestión de una farmacia pasa esencialmente por la conciliación del stock y el mejor servicio hacia los pacientes, atendiendo sus necesidades con la mínima inversión.
El método ABCD clasifica los productos de farmacia, en función de la periodicidad de su comercialización, y está condicionada también por el tiempo de entrega por parte de los proveedores.

El control del stock

Un stock ideal es aquel que permite cubrir las necesidades de la clientela con la mínima inversión. Para conseguirlo, la revista científica ‘Farmacia Profesional’ da unas pautas muy útiles:
 Comprar en gran cantidad sólo aquellos productos que se tenga la seguridad de que se venderán.
 Comprar la cantidad en función del tiempo en que se estime que se vaya a vender. Esto conseguirá autofinanciarlo (venderlo antes de pagarlo) y, además, disminuirá los costes de posesión inherentes al pedido.
 Comprar con prudencia
 Negociar y agrupar. Hay que negociar las condiciones de compra con el vendedor, especialmente en compras directas. Además, hay que agrupar las compras, para intentar disminuir el stock medio y optimizar los costes, especialmente en boticas medias o pequeñas.

Regla 80/20

El método ABCD está apoyado en el principio de Pareto que dice que un 20% posee el 80% de algo, y que el 80% de la población posee el 20% de ese algo.
A partir de ahí, los productos se clasifican de la siguiente manera:
 Productos A: al tener alta rotación, el stock mínimo debería ser igual al doble de días que tarda el proveedor en entregar el pedido. En cuanto al máximo, habría que valorar los descuentos por “rappel”.
 Productos B: como mínimo, lo que tarda la distribuidora en hacer la entrega más una unidad, y el máximo debería ser el doble del mínimo.
 Productos C: no tener más de una unidad.
 Productos D: lo ideal es no tener ninguno y pedirlo bajo demanda del cliente.

En una farmacia, también se encuentran tanto los medicamentos como los productos de farmacia y sus “tiempos” no son los mismos. Hay que asumir la gran cantidad de referencias que hay en el mercado y sus diferentes particularidades.

Cada farmacia trabaja en contextos diferentes
Al tener niveles de rotación diferentes, evidentemente la farmacia no debe tener el mismo número de existencias de cada categoría.
Un ejemplo:
La Farmacia 1 está cerca de un centro de salud en el que un médico prescribe mucho antibiótico; en esa botica, ese producto será categoría A.
En cambio, en la Farmacia 2 el antibiótico se vende bastante menos, ya que no está cerca de ningún centro de salud. Por lo tanto, en Farmacia 2 el antibiótico será un producto de categoría B.

¿Por qué el control del stock ABCD es importante en un proceso de compraventa?

Esta catalogación también es importante a la hora de vender o comprar una farmacia porque, como ya hemos dicho en otras ocasiones, el precio del acuerdo será mayor o menor en función del stock y de la cantidad de productos de cada categoría.Como lo habitual es no incluir en el acuerdo productos con una caducidad inferior a seis meses, es evidente que aquellos con una rotación baja no serán aceptados por el comprador.
Si usted, a la hora de vender su farmacia tiene, por ejemplo, cinco unidades de un medicamento catalogado como D, debe entender que el comprador no aceptará incluirlo en el acuerdo porque lo normal es que no consiga venderlos antes de que estos caduquen.

Asesoría de farmacia

La trampa a la hora de clasificar los productos

En nuestros años de actividad nos hemos encontrado con casos en los que, a la hora de cerrar un trato de compraventa, el vendedor había manipulado la categorización de los productos. Esto consiste en calificar productos D o C como A o B, para así poder incluirlos en el acuerdo sobre el stock. Este fraude, por desgracia, ha ocurrido más de una vez, aunque tiene solución.

Software de gestión de stock ABCD

Los softwares de gestión de stock son efectivas herramientas que permiten conseguir un stock adaptado a las ventas, el control absoluto del almacén e inventario, y un sistema automatizado de revisión de los artículos. Una centralización de toda la logística que supone ahorrar tiempo y minimizar los problemas.
Además, al estar totalmente informatizadas y registradas las entradas y salidas de productos, los historiales, las estadísticas y las recetas, se dificulta mucho más una posible modificación maliciosa de los datos, lo que evitaría esa manipulación de la categorización de productos en la compraventa señalada antes.

Mejora de la eficiencia en la gestión de la farmacia

Un estudio publicado por la OFIL (Organización de Farmacéuticos Ibero-latinoamericanos) titulado “Aplicación del método ABC en la gestión del stock de una farmacia comunitaria” arrojaba las siguientes conclusiones:
“Los resultados demuestran la validez de la implantación del análisis ABC en una farmacia: facilita la disminución del stock sobrante, la proporcionalidad entre la inversión en stock y las ventas de un producto y la gestión de obsoletos”.Y concluía afirmando que “el análisis ABC es una herramienta que mejora la eficiencia de la gestión farmacéutica sin perjudicar ampliamente a la calidad del servicio al introducir indicadores que controlen la misma”.

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